Informasi keuangan dari suatu perusahaan dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak luar memerlukan informasi ini untuk kepentingan mereka sedangkan bagian pihak manajemen informasi keuangan ini diperlukan untuk mengawasi dan mengambil keputusan-keputusan untuk menjalankan perusahaan.
Untuk memenuhi kebutuhan informasi keuangan tersebut maka perlu disussun sistem akuntansi. Banyak para ahli memberikan pengertian sistem akuntansi yang berbeda, namun pada dasarnya mempunyai pengertian yang sama.
Dengan adanya suatu sistem akuntansi yang memadai, untuk menjadikan akuntan perusahaan dapat untuk menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, bagi para pemiliki atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan.
Yang salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan ialah sistem akuntansi gaji. Hal demikian untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam segi perhitungan dan pembayaran gaji atau upah maka hal ini perlu sekali dibuat suatu sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.
Sistem akuntansi gaji juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan suatu gambaran yang jelas mengenai gaji karyawan sehingga mudah dipahami maupun mudah untuk dapat digunakan.
Komponen Utama Sistem Akuntansi
Berikut ini terdapat beberapa komponen utama sistem akuntansi, antara lain sebagai berikut:
1. Blok Masukan (Input Block)
Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Masukan terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah, dan pesan. Umumnya masukan harus mengikuti aturan dan bentuk tertentu mengenai isi, identifikasi, otorisasi, tata letak, dan pengolahannya. Cara untuk memasukkan masukan ke dalam sistem dapat berupa tulisan tangan,formulir kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti sidik jari, papan ketik (keyboard), dan lain-lain.
2. Blok Model (Model Block)
Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran. Logico-mathematical model dapat mengombinasi unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu laporan ringkas.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi.
Keluaran suatu sistem merupakan factor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya.
Keluaran sistem akuntansi dapat berupa laporan keuangan,faktur, surat order pembelian, cek, laporan pelaksanaan anggaran, jawaban atas suatu pertanyaan (misalnya berapa beban pengobatan sampai dengan saat ini?), pesan, perintah, hasil suatu pengambilan keputusan yang deprogram, scenario dan simulasi, dan aturan pengambilan keputusan. Mutu yang harus melekat dalam keluaran sistem informasi adalah ketelitian, ketepatan waktu, dan relevansi.
Media yang dipakai untuk menyajikan keluaran sistem informasi dapat berupa : layar monitor, mesin pencetak (printer), alat pendengar (audio), atau microfilm. Umumnya keluaran sistem akuntansi berupa hasil cetak dan tayangan pada monitor computer.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi. Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem. Dalam sistem informasi berbasis computer dan penyimpan data diluar (auxiliary storage), telekomunikasi, dan perangkat lunak (software).
5. Blok Basis Data (Data Base Block)
Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data dapat diperlakukan dari dua sudut pandang: secara fisik dan secara logis. Basis data secara fisik berupa media untuk menyimpan data, seperti kartu buku besar, pita magnetic, disk, disket, kaset, kartu magnetic , chip, dan microfilm. Basis data secara fisik merupakan tempat sesungguhnya suatu data disimpan.
Namun yang lebih penting bukan dalam bentuk fisik apakah data disimpan, melainkan bagaimana mencari, menggabungkan, dan mengambil data yang disimpan untuk memenuhi kebutuhan khusus pemakai.
Oleh karena itu, basis data dapat dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan, ketelitian, dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
6. Blok Pengendalian (Control Block)
Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman, seperti bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, sabotase, dan orang-orang yang dibayaru ntuk melakukan kejahatan. Beberapa cara yang perlu dirancang untuk menjamin perlindungan, integritas, dan kelancaran jalannya sistem informasi adalah :
- Penggunaan sistem pengelolaan catatan.
- Penerapan pengendalian akuntansi.
- Pengembangan rancangan induk sistem informasi.
- Pembuatan rencana darurat dalam hal sistem informasi gagal menjalankan fungsinya.
- Penerapan prosedur seleksi karyawan.
- Pembuatan dokumentasi lengkap tentang sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan.
- Perlindungan dari bencana api dan putusnya aliran listrik.
- Pembuatan sistem penunjang untuk mengantisipasi kegagalan sistem informasi yang sekarang digunakan dan pembuatan tempat penyimpanan data diluar perusahaan sebagai cadangan (backup).
- Pembuatan prosedur pengamanan dan penggunaan alat-alat pengamanan serta pengendalian akses ke dalam sistem informasi.
Tahapan Sistem Akuntansi
Berikut ini terdapat beberapa tahapan sistem akuntansi, antara lain sebagai berikut:
- Harus mengetahui dokumen bukti transaksi yang dipakai oleh perusahaan, baik itu mengenai jumlah fisik maupun non-fisik dan data penting lainnya yang masih berhubungan dengan transaksi perusahaan.
- Harus mengelompokkan dan juga mencatat data yang termasuk dalam dokumen bukti transaksi ke dalam catatan-catatan akuntansi yang ada.
- Harus bisa menyimpulkan informasi yang termasuk dalam catatan-catatan akuntansi dalam bentuk laporan-laporan bagi manajemen dan juga bagian-bagian lain yang memiliki kepentingan.
Manfaat Sistem Akuntansi
Berikut ini terdapat beberapa manfaat sistem akuntansi, antara lain sebagai berikut:
- Menyajikan suatu informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga perusahaan dapat melaksanakan kegiata utama pada value chain secara efektif dan juga efisien.
- Mengembangkan kualitas dan juga mengurangi biaya produksi produk maupun jasa yang dihasilkan.
- Mengembangkan efisiensi kinerja bisnis, baik itu pada bagian keuangan dan juga bagian lainnya.
- Mengembangkan keahlian dalam keadaan pengambilan keputusan.
- Mengembangkan sharing knowledge.
Macam-Macam Sistem Akuntansi
Berikut ini terdapat beberapa macam-macam sistem akuntansi, antara lain sebagai berikut:
- Siklus pendapatan (revenue cycle), merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan tersebut.
- Siklus pengeluaran (expenditure cycle), merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan operasional pemrosesan data terkait dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
- Siklus Penggajian (payroll cycle), merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai
- Siklus Produksi (production cycle), merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang terus berulang dengan pembuatan produk.
Nah, itu tadi penjelasan mengenai Sistem Akuntansi: Pengertian, Komponen, Tahapan, Manfaat. Semoga bermanfaat untuk kamu. Terima kasih.