Invoice menjadi salah satu bagian yang tidak bisa terpisahkan dari sebuah bisnis. Digital Invoice sangat dibutuhkan oleh Anda yang ingin melakukan penagihan kepada pelanggan atau konsumen.
Buat Anda yang berkecimpung di dunia bisnis pasti sudah tidak asing dengan invoice ini, namun buat yang masih awam pasti bingung ketika diminta untuk membuat invoice profesional.
Padahal invoice ini sangat penting untuk melakukan penagihan, karena jika pelanggan tidak segera membayar maka bisnis Anda dapat terhambat.
Baca juga: 6 Rekomendasi Franchise Makanan Korea yang Menjanjikan di Indonesia
Tentu Anda tidak ingin bisnis terhambat karena ada yang belum melakukan pembayaran, bukan?
Oleh karena itu, pastikan Anda membaca artikel ini hingga selesai karena di sini akan dibahas semua tentang invoice.
Apa itu Invoice
Pengertian invoice adalah daftar barang yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli.
Invoice dikirimkan untuk pembayaran kredit atau melakukan penagihan kepada pembeli yang belum melakukan pembayaran.
Invoice dibuat dalam 3 (tiga) rangkap, yaitu rangkap pertama untuk pembelian yang telah melunasi tagihan, rangkap kedua untuk arsip penjualan, dan rangkap ketiga digunakan untuk laporan keuangan.
Banyak yang menyamakan antara invoice dengan kwitansi, padahal keduanya merupakan dua hal yang berbeda.
Perbedaannya terletak pada invoice merupakan dokumen berisi perhitungan penjualan yang pembayarannya dilakukan kemudian hari.
Sedangkan kwitansi adalah dokumen yang diberikan penjual kepada pembeli setelah membayar lunas.
Baca juga: Cara Membuat CV yang Menarik
Komponen yang Ada Di dalam Digital Invoice
Dalam pembuatan invoice, ada beberapa poin penting yang harus Anda perhatikan, salah satunya adalah komponen.
Komponen-komponen ini harus ada di dalam invoice. Apa saja komponen-komponen tersebut? Ini jawabannya:
- Nomor invoice.
- Purchasing order atau nomor urut dari pesanan.
- Kode nomor transaksi pembelian.
- Tujuan penagihan yang ditujukan ke pelanggan.
- Identitas dari penagih atau perusahaan yang mengeluarkan invoice.
- Barang-barang yang dibeli oleh pelanggan atau konsumen.
- Jumlah pembayaran dan pajak.
- Tujuan pembayaran yaitu berupa rekening secara detail dan bank tujuan pengiriman.
Baca juga: 5 Ide Bisnis Makanan Korea Paling Menjanjikan Saat Ini
Jenis-jenis Digital Invoice
Invoice memiliki beberapa jenis yang biasa digunakan oleh perusahaan atau bisnis.
Namun secara umum terdapat 3 (tiga) jenis invoive yang paling sering digunakan, yaitu sebagai berikut:
1. Invoice Biasa
Jenis invoice yang pertama adalah jenis invoice biasa. Jenis invoice biasa merupakan invoice yang paling sering digunakan dalam transaksi bisnis dan digunakan untuk transaksi pembelian sederhana.
Invoice biasa ini berisi informasi sederhana tentang transaksi tersebut seperti rincian barang, jumlah, harga, dan total pembayaran.
2. Invoice Konsuler
Jenis invoice kedua yang sering digunakan adalah invoice konsuler.
Invoice konsuler merupakan invoice yang digunakan untuk transaksi internasional, seperti pada aktivitas ekspor-impor.
Invoice konsuler juga harus mendapatkan izin dari negara yang mengirimkan barang dan juga negara yang menerima invoice tersebut.
Izin tersebut didapatkan melalui kedutaan besar negara pengekspor.
3. Invoice Proforma
Invoice proforma merupakan invoice yang dikirimkan kepada pembeli ketika barang yang dibeli dikirimkan secara bertahap.
Oleh sebab itu, invoice proforma bersifat sementara dan jika keseluruhan barang sudah dikirimkan, invoice ini akan diganti dengan invoice biasa.
Baca juga: 25 Kerja Sampingan Anak Sekolah SMA SMK yang Menjanjikan
Manfaat Digital Invoice Untuk Bisnis
Setelah mengetahui jenis-jenis invoice, Anda mungkin mulai memahami pentingnya invoice bagi sebuah bisnis.
Agar Anda semakin memahami pentingnya invoice ini, berikut beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan dengan menggunakan invoice:
1. Dapat Dijadikan Bukti Kesepakatan
Manfaat invoice yang pertama adalah dapat dijadikan bukti kesepakatan. Bukti ini dibutuhkan ketika terjadi perselisihan antara penjual dengan pembeli.
2. Informasi Jumlah Tagihan
Di invoice juga terdapat jumlah tagihan yang harus dibayarkan.
Dengan adanya informasi jumlah tagihan ini pelanggan atau konsumen yang lupa dengan jumlah yang harus dibayarkan, bisa mengetahui informasinya di sini.
3. Dokumen Sah Laporan Keuangan
Invoice dapat digunakan sebagai dokumen sah yang akan dimasukan ke laporan keuangan.
Invoice ini sangat dibutuhkan karena laporan keuangan akan menentukan berapa laba atau kerugian yang didapatkan dan digunakan untuk melakukan audit di akhir periode.
4. Bukti Otentik Produk Pesanan
Invoice juga dapat digunakan sebagai bukti otentik produk yang dipesan.
Di dalam invoice terdapat rincian produk sehingga pelanggan atau konsumen dapat memeriksanya.
5. Memeriksa Stok di Toko
Dari invoice Anda juga dapat memeriksa stok toko.
Hal ini karena di invoice tertulis jelas produk apa saja yang dipesan oleh pembeli dan Anda hanya perlu mengurangi dari stok yang ada.
Baca juga: 85 Merchant OVO di Indonesia Terbaru dan Terlengkap 2021
Buat Digital Invoice Profesional Lebih Mudah di Kledo
Seperti yang telah dijelaskan di atas, invoice memiliki peran yang sangat penting bagi transaksi bisnis. Oleh karenanya Anda tidak boleh membuat invoice ini secara asal.
Pastikan Anda membuatnya dengan baik dan benar. Untuk memudahkan pembuatan invoice ini, Anda bisa menggunakan template dari software akuntansi Kledo.
Di Kledo, Anda dapat membuat invoice dengan sangat mudah. Anda dapat membuat invoice dengan template yang disediakan di Kledo secara gratis dan rasakan berjuta manfaatnya.
Invoice merupakan sesuatu yang penting bagi transaksi bisnis. Dengan invoice ini, Anda akan mendapatkan manfaat yang sangat berguna bagi bisnis.
Jadi, pastikan Anda membuat invoice dengan baik dan benar. Untuk memudahkannya, Anda bisa menggunakan template yang ada di software akuntansi Kledo.