Kenali Apa Itu Manajemen Pengetahuan

Manajemen pengetahuan (Knowledge Management) adalah satu set alat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan berbagi pemahaman dan pengalaman. Pemahaman dan pengalaman semacam itu terbangun pengetahuan, baik diwujudkan dalam individu atau yang melekat dalam proses dan aplikasi nyata dari sebuah organisasi. Fokus dari MP adalah untuk menemukan cara-cara baru untuk menyalurkan data mentah ke dalam bentuk informasi yang berguna, sampai menjadi pengetahuan.

Manajemen Pengetahuan adalah suatu keanehan organisasi-organisasi tertentu, ketika perhatian dasarnya adalah eksploitasi dan pengembangan aset pengetahuan organisasi dengan tujuan organisasi lebih lanjut. Manajemen pengetahuan bukanlah sesuatu yang lebih baik (hal yang lebih baik, tetapi untuk mengetahui bagaimana melakukan hal-hal yang lebih baik hal-hal yang lebih baik.

Kegiatan pengelolaan pengetahuan (MP) biasanya dikaitkan dengan tujuan organisasi seperti untuk mencapai hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat yang lebih tinggi inovasi.

Jenis-Jenis Knowledge

Menurut Tobing (2007, p9), ada dua jenis knowledge antara lain:

• Explicit Knowledge

Segala bentuk knowledge yang sudah direkam dan didokumentasikan sehingga lebih mudah untuk di distribusikan dan di kelola. Contoh: e-mail, surat, laporan, artikel, manual,buku, dokumen.

• Tacit Knowledge

Knowledge yang terletak di dalam pikiran (otak) atau melekat di dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman dan pekerjaannya. Contoh: Gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian atau kemahiran.

Menurut Chaffey (2007, p486), Ada dua jenis pengetahuan dengan cara pendekatan berbeda yang dapat digunakan untuk menyebarluaskan setiap jenis pengetahuan dalam sebuah organisasi, yaitu:

• Explicit knowledge

Merupakan rincian proses dan prosedur yang dapat segera diungkapkan dan dicatat dalam suatu system informasi.

• Tacit knowledge

Suatu pengetahuan yang tidak berwujud dan tidak dicatat karena merupakan bagian dari pikiran manusia.

Kategori Manajemen Pengetahuan

1. Tacit Knowledge

Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi.

Menurut Polanyi (1966) tacit knowledge secara umum dijabarkan sebagai:

• Pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar.
• Susah untuk diucapkan.
• Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman.
• Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling).

Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan).

2. Explicit Knowledge

Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge.

Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai :

• Dapat diucapkan secara tepat dan resmi.
• Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan.

Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.

Tipe Proyek Manajemen Pengetahuan

Studi yang dilakukan oleh Davenport (Davenport & De Panjang 1999) mengidentifikasi empat jenis utama dari proyek manajemen pengetahuan yang berkaitan dengan poin hit-nya:

1. Menciptakan simpanan pengetahuan

Penekanannya adalah pada menangkap pengetahuan dan memperlakukan pengetahuan sebagai entitas yang terpisah dari orang-orang yang membuat dan menggunakannya. Jadi yang dilakukan adalah membuat dokumen yang berisi pengetahuan yang telah direkam dan disimpan di sebuah toko di mana ia bisa dengan mudah diakses.

2. Meningkatkan akses terhadap pengetahuan dan transfer atasnya

Menekankan pada aktivitas menyediakan akses ke pengetahuan atau untuk memfasilitasi transfer pengetahuan antara individu. Dalam hal ini, kesulitan biasanya terletak pada bagaimana menemukan orang-orang dengan pengetahuan yang dibutuhkan untuk secara efektif dan kemudian mentransfernya ke orang lain.

Hal ini juga akan tergantung pada peningkatan kemampuan teknologi organisasi yang bersangkutan. Kegiatan proyek ini biasanya didasarkan komunal, seperti bentuk: komunitas online atau komunitas tatap muka, workshop, seminar, sistem desktop video conferencing, scan dokumen dan perangkat bersama lainnya.

3. Menyuburkan lingkungan pengetahuan

Kegiatan yang berkaitan proyek membangun lingkungan berkontribusi pada penciptaan, diseminasi, dan menggunakan pengetahuan yang lebih efektif. Kegiatan dimasukkan di sini, seperti pembentukan kesadaran dan sosialisasi terkait perhatian pentingnya berbagi pengetahuan. Hal ini juga termasuk adalah bagaimana mengubah perilaku dan memberikan insentif untuk berbagi pengetahuan.

4. Mengelola pengetahuan sebagai suatu aset

Fokus di sini adalah memperlakukan pengetahuan serta aset lainnya dalam neraca. Namun sifat pengetahuan yang tidak konkret berwujud memang membuatnya sangat sulit untuk diubah dan diperkirakan dalam konteks keuangan.

Peranan Manajemen Pengetahuan

Penerapan manajemen pengetahuan di dalam setiap perusahaan yang berbasis pengetahuan akan berdampak kepada:

1. Cara kerja baru berkolaborasi, cara baru dalam merajut keahlian untuk tujuan-tujuan khusus.
2. Cara baru dalam mengelola karyawan.
3. Cara baru melatih dan mendidik dalam perusahaan.
4. Cara dan metode baru untuk mendapatkan pengetahuan, mengorganisasi, dan mengotomasikan serta penyebarannya.
5. Fokus baru bagi ilmu manajemen atas pengorganisasian pekerjaan dengan perspektif pengetahuan, manajemen pengetahuan untuk memfasilitasi pertumuhan dan inovasi serta rincian penting pengelolaan pengetahuan.
6. Fokus baru bagi penyusunan strategi dalam mengembangkan pengetahuan dan modal intelektual dan berhubungan dengan peluang dan kaitannya dengan pengembangan kemampuan untuk merealisasikan dan menangkap kemungkinan-kemungkinan yang ada.

Langkah Strategik Implementasi Manajemen Pengetahuan

Langkah strategik implementasi manajemen pengetahuan, menurut Tiwana (2000) adalah sebagai berikut:

1. Analisis Infrastruktur.
2. Mengaitkan Manajemen Pengetahuan dengan Strategi Bisnis.
3. Mendesain Infrastruktur Manajemen Pengetahuan.
4. Mengaudit Aset dan Sistem Pengetahuan yang Ada.
5. Mendesain Tim Manajemen Pengetahuan.
6. Menciptakan Blueprint Manajemen Pengetahuan.
7. Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan.
8. Prototype dan Uji Coba.
9. Perubahan, Kultur, dan Struktur Penghargaan.
10. Evaluasi Kinerja, Mengukur ROI, dan Perbaikan Sistem Manajemen Pengetahuan.

Selesai sudah penjelasan mengenai Kenali Apa Itu Manejemen Pengetahuan. Semoga bermanfaat. Terima kasih.