Setelah Anda memahami pentingnya software sistem ERP untuk membantu bisnis lebih berkembang, tugas Anda belum selesai nih. Anda masih harus mengerti bagaimana tips menjaga dan mengelola sistem ERP yang tepat sehingga produktivitas dapat berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan.
Sebagaimana sebuah sistem, cloud ERP juga perlu dipelihara (maintenance) secara teratur baik oleh vendor ERP terbaik maupun penggunanya.
Meskipun Anda telah bekerja sama dengan vendor ERP tetapi sesungguhnya pelaksana sistem ERP itu adalah karyawan Anda sendiri. Karena itu, Anda perlu terus meningkatkan pengetahuan tentang sistem ERP pada tim di internal manajemen perusahaan Anda.
Baca juga: Ini 4 Cara Memilih Vendor ERP Terbaik Untuk Perusahaan Anda
Jika tim Anda memahami kompleksitas sistem ERP, Anda pun akan lebih mudah mengontrol dan mengambil langkah strategis untuk meningkatkan keamanan data. Langkah serta cara menjaga dan mengelola software sistem ERP yang harus Anda lakukan adalah:
1. Pastikan Sistem ERP Selalu Update
Hal pertama yang harus Anda lakukan dalam menerapkan tips menjaga dan mengelola sistem ERP adalah memastikan sistem itu up to date.
Software sistem ERP harus diperbaharui secara teratur sehingga bisa mencegah terjadinya bugs dalam sistem. Selain itu, ini juga berguna untuk mencegah terjadinya kebocoran atau pencurian informasi perusahaan.
Baca juga: Software Cloud ERP Indonesia Terbaik
2. Mencegah atau Mengatur Penggunaan Perangkat Karyawan
Meski hal ini bisa lebih menghemat biaya, namun selalu ada risiko yang harus dihadapi jika karyawan diizinkan untuk menggunakan perangkat mereka sendiri untuk tujuan pekerjaan.
Anda harus tahu, menjaga informasi yang sensitif ini sangatlah tergantung pada integritas dari karyawan Anda. Jadi, jika memungkinkan, batasilah penggunaan perangkat sendiri oleh karyawan Anda untuk bekerja.
Jika pun Anda mengizinkan hal ini berlaku, maka harus ada kebijakan yang jelas bagaimana data bisa digunakan dan disimpan serta menerapkan sangsi jika karyawan membocorkan data kepada kompetitor atau pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Baca juga: Software Sistem ERP Systemever: TOP 10 ERP System di Asia
3. Pertimbangkan Mempekerjakan Spesialis
Tak ada salahnya Anda mempekerjakan seorang spesialis di bidang ini untuk membuat keamanan data jadi lebih tinggi.
Meski ini butuh biaya tambahan yang tak sedikit, namun melihat kegunaannya bagi perusahaan, itu akan jelas sangat membantu.
4. Pisahkan Tugas Krusial dan Non Krusial
Anda juga harus membagi tugas setiap karyawan yang berhubungan dengan ini. Tujuan adalah agar dapat memantau dan mengendalikan sistem operasi dengan baik dan lebih efisien.
Hal ini juga membuat Anda bisa memungkinkan melihat dan mengantisipasi berbagai ancaman yang terjadi.
Baca juga: Pengertian Apa itu Sistem ERP, Fungsi dan Jenisnya
5. Menjaga Pengguna untuk Tetap Update
Tak hanya itu saja, Anda juga harus memberitahu karyawan yang menggunakan sistem ini secara berkala mengenai pengamanan yang berlaku.
Dengan begitu, mereka akan tahu bagaimana cara menggunakan, memelihara dan menjaga informasinya.
6. Lakukan Backup Secara Berkala
Paling penting, Anda harus melakukan backup data secara rutin. Hal ini berguna untuk mencegah adalah ancaman keamanan sistem pada data Anda. Apabila terjadi kebocoran, setidaknya Anda masih punya backup.
Baca juga: 6 Jenis Sistem ERP Terbaru dan Kegunaannya
7. Melatih Pengguna secara Berkelanjutan
Kendati Anda sudah berinvestasi software Cloud ERP dan mempekerjakan profesional di bidang ERP, namun tidak ada salahnya Anda juga mengalokasikan bujet training untuk karyawan yang beinteraksi langsung dengan ERP.
Biasanya vendor sistem ERP akan melakukan pembaharuan (update) secara teratur. Agar pembaruan tersebut bisa berjalan optimal, karyawan Anda pun harus sigap merespon dan mengaplikasikannya segera.
Sistem ERP dari SystemEver Siap Menjadi Solusi Cloud ERP Terbaik
Bila Anda sedang mencari vendor ERP terbaik, SystemEver bisa menjadi pilihan prioritas. Dikembangkan oleh perusahaan ERP asal Korea Selatan, SystemEver menyuguhkan beragam model produk sistem Cloud ERP yang dirancang khusus sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan Anda.
Diantara versi produk software sistem cloud ERP yang ditawarkan SystemEver yaitu i1 series (manajemen akuntansi), i2 series (HR/manajemen penggajian), i3 series (inventory management), i5 series (manajemen penjualan dan distribusi) dan i7 series (manajemen pabrik/manufacturing management) yang menyuguhkan fitur-fitur fungsi manajemen yang lebih lengkap dan konpehensif.
Model i7 series cocok digunakan untuk perusahaan manufaktur berskala besar yang memiliki data MPS (Master Production Schedule) untuk jangka pendek dan menengah dan memiliki BOM (Bill of Material).
Tahun 2017, SystemEver memasuki pasar Indonesia dan membangun Consulting Lab yang siap membantu konsultasi manajemen secara menyeluruh sehingga sistem ERP yang dijalankan bisa maksimal.
SystemEver siap menjadi mitra terbaik Anda dalam mengelola bisnis lebih produktif dan kompetitif. Tidak perlu investasi IT Infrasruktur yang mahal, cocok untuk perusahaan kecil dan menengah (UKM), mudah digunakan dan bisa diakses dimana saja dan kapan saja Anda butuhkan.
Nah, itulah beberapa tips menjaga dan mengelola sistem ERP yang bisa diterapkan demi efektivitas kinerja manajemen di perusahaan Anda.