Perencanaan: Pengertian, Tahap, Manfaat, Fungsi, Syarat

Perencanaan adalah proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain; pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi.

Tahap Dasar Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.

• Tahap 1

Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya -sumber dayanya secara tidak efektif.

• Tahap 2

Merumuskan keadaan saat ini Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.

• Tahap 3

Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.

• Tahap 4

Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

Manfaat Perencanaan

Adapun manfaat perencanaan yaitu:

1. Suatu bentuk perencanaan dapat membuat pelaksanaan tugas menjadi tepat dan kegiatan tiap unit akan terorganisir dengan baik menuju arah yang sama.
2. Suatu perencanaan yang disusun dari penelitian yang akurat akan menghindarkan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
3. Suatu perencanaan memuat standar atau batasan tindakan dan biaya akan memudahkan pelaksanaan pengawasan.
4. Perencanaan bisa dipakai sebagai pedoman untuk melaksanakan kegiatan sehingga aparat pelaksana mempunyai irama atau gerak dan pandangan yang sama untuk mencapai tujuan perusahaan.

Fungsi Perencanaan

Fungsi perencanaan pada dasarnya ialah suatu proses pengambilan keputusan sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan penggunaan sumber daya dan pembentukan suatu sistem komunikasi yang memungkinkan pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta perbandingan hasil-hasil tersebut dengan rencana yang dibuat.

Banyak kegunaan dari pembuatan perencanaan yakni terciptanya efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan perusahaan dapat melakukan koreksi atas penyimpangan sendini mungkin, mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul menghindari kegiatan, pertumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.

Unsur Perencanaan

1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3. Dimana tindakan tersebut dilakukan
4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut

Alasan-alasan Perlunya Perencanaan

Ada dua alasan perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai :

• Protective benefits dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
• Positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Tipe-tipe Perencanaan dan Rencana

Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda. Cara pengklasifikasian perencanaan akan menentukan isi rencana dan bagaimana rencana itu dilakukan. Ada paling sedikit lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana, sebagai berikut:

• Bidang fungsional, mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan dan personalia.
• Tingkatan Organisasi, termasuk kelesuruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi.
• Karakteristik – Karakteristik (sifat) rencana, meliputi factor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitas dan kulaitatif.
• Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.
• Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebagainya.

Syarat-Syarat Perencanaan

Adapun syarat-syarat perencanaan yaitu:

• Mempunyai tujuan yang jelas.
• Sifatnya simple atau sederhana.
• Memuat analisis terhadap pekerjaan yang dikerjakan.
• Bersifat fleksibel.
• Mempunyai keseimbangan yaitu keselarasan tanggung jawab dan tujuan tiap bagian dalam perusahaan dengan tujuan akhir perusahaan yang telah ditetapkan.
• Mempunyai kesan bahwa segala sesutau itu telah tersedia serta bisa digunakan secara efektif dan memiliki daya guna.

Demikian sudah penjelasan mengenai Perencanaan: Pengertian, Tahap, Manfaat, Fungsi, Syarat. Semoga bermanfaat. Terima kasih.